Предизвикателства пред фирмата и нейния управител

 

Управлението на фирма е една от най-сложните дейности, с които може да се занимава един човек. На пръв поглед това си е работа, като всяка друга. Но, когато се обмислят всички детайли, смятам, че всеки от вас ще се съгласи с това мнение на Христо. Ето няколко теми за размисъл в тази насока, които са от нашата практика.
 
1. Всяка фирма е създадена с някаква определена визия. Дори, ако нейният първоначален основател няма цялостна визия, то поне има идея за развитие или как би искал да изглежда фирмата. През първите няколко месеца това е лесно, защото обикновено фирмата се състои само от 1 човек. Да предположим, че фирмата оцелее и нейният собственик успява да привлича нови клиенти, следователно търси да назначи служител. Ето го първият проблем - много трудно се намират висококвалифицирани служители. От нашия опит можем да споделим, че търсим средно по 3 месеца докато намерим що - годе кадърен човек. Това означава, че 3 месеца се заплащат обяви за работа и се заделя време за интервюта. На практика това време е загубено, защото не води до приходи на фирмата, а само се трупат разходи. В продължение на първия проблем се появява и вторият.
 
2. Поради липса на подготвени хора, се налага да бъде назначен служител и да бъде обучаван няколко месеца, за да достигне приемливо ниво, при което може да върши смислена работа. В тази ситуация работодателят е петорно прецакан, защото:
- Трябва да се създаде подходящо работно място – например за нашата дейност това са: допълнително място в офиса за бюро и необходимите към него стол, компютър, интернет, офис консумативи, място за лични вещи. Отделна тема са многобройните изисквания към работното място съгласно закона.
- Управителят или друг колега трябва да заделя значително време за обучение на новия служител. С други думи, вместо да върши основната си работа, с която носи доходи на фирмата, той трупа разходи;
- Новият служител трябва да получава заплата, макар че първоначално не може да свърши нищо смислено. Но служителите не смятат, че заплатата трябва да зависи от крайния продукт, който са сътворили. Те продължават по инерция, която е останала от времето на зрелия комунизъм, да смятат, че получават заплата, защото 8 часа са били на работното място;
- Работодателят няма никаква гаранция дали новият служител ще се справя добре или не. Ако се окаже неподходящ, то всичката тази първоначална инвестиция в служителя ще е за негова сметка. Например, за нашите дейности инвестицията е средно 6000 лв. на човек;
- Получавайки постоянно информация от опитен специалист, постепенно нараства самочувствието на служителя. След известно време той започва да иска повишение на заплатата - служителя вече има повече знания и иска по-висока заплата. Той не се замисля, че новите му знания се дължат на инвестицията, която прави работодателя. Ако служителя учи в университет, не му свидят да плаща по 800 лв. на семестър. А във фирмата, не само че получава знания БЕЗПЛАТНО, но и му плащат заплата. И вместо да бъде благодарен на работодателя, работникът иска още по-висока заплата. Няма логика, но точно така става с 90 % от новите колеги във фирмите.
 
3. По какъв начин да се организират процесите във фирмата, така че да съответстват на визията на управителя? Тук споделяме елементи от нашата работа.
Когато във фирмата работи само нейния основател, е лесно. Ами, ако във фирмата работят 10 души? Всеки от тях има собствени виждания как трябва да се върши работата, кое е спешно и кое не е, как трябва да контактуваме с клиентите и т. н. Първата логична стъпка е да се напишат правила, по които да работят всички. Ето го първия проблем - възниква нова ситуация, която не е описана в правилата. Служителят казва, че не е знаел какво да направи, защото това не е описано никъде. ОК, решаваме проблема като пишем дълъг списък с конкретни ситуации и как да се действа. Оппаааа - появи се друг проблем. Понеже станаха твърде много правила, хората не могат да ги запомнят и по тази причина не спазват някои от тях. В големи компании с няколкостотин служителя си има отделно звено за обучение на новите колеги. Но една малка фирма не може да си позволи такъв голям разход.
 
4. По какъв начин да се разпределят задачите между колегите?
Когато дейността на фирмата е производство на банички, нещата са лесни. На работника се дава инструкция колко тесто и колко грама сирене да сложи. Няма кой знае какво сложно в това и работникът обикновено се справя лесно със задачата да прави банички. Но, ако дейността на фирмата са счетоводните услуги, нещата са значително по-трудни.
Обикновено има няколко оперативни счетоводители, които извършват по-лесните задачи, като въвеждане на фактури, обработка на банкови извлечения и други. По-сложните задачи се прехвърлят на опитни колеги. Ето едно ново предизвикателство - кои задачи да се правят от оперативните и кои от опитните счетоводители. И когато една задача се прехвърля от един колега към друг, как да сме сигурни, че всеки от тях е разбрал какво е свършено и какво не е? Имали сме случаи, в които единият колега мисли, че дадена задача ще я свърши другият, а вторият е бил сигурен, че тя е трябвало да бъде свършена от първия. Ами, ако изпуснем някой срок докато разберем, че задачата не е свършена? Резултатът е ясен - рискуваме да ни бъде наложена глоба.
 
5. По какъв начин да сме сигурни, че не сме пропуснали някоя задача, докато прехвърляме такива между колегите?
Ами тук няма кой знае колко възможности - необходимо е някой да провери основните задачи, които трябва да се свършат за всяка една фирма, която обслужваме. С други думи, част от времето на най-опитния колега се губи за извършването на проверката. Това означава, че намалява ефективното време, в което той върши същинската част от счетоводната работа. Времето, което губи най-опитният ни колега не се вижда от клиентите и остава неоценено от тях, т. е. те не са склонни да плащат допълнително.
 
6. В ежедневната си работа оперативните счетоводители задават въпроси на главния счетоводител.
На пръв поглед - нищо особено. Но, всеки ден възникват по няколко казуса от всеки оперативен счетоводител към главния. Понякога се получава така, че почти целия ден на най-опитния ни колега протича в обяснения как да се процедира в посочените ситуации. Този проблем изглежда лесен за решаване - ще научим втори човек и той ще обяснява на част от колегите, т. е. ще поеме част от въпросите. Всъщност не е точно така - в счетоводството има хиляди комбинации от казуси и дори, ако всеки ден пълним главата на втория колега, все ще се появи нов случай, за който не е ставало дума. Важна особеност е и тази, че понякога един и същ въпрос, може да се реши по няколко различни начина, при това ВСИЧКИТЕ са верни. Какво ще стане, ако един въпрос е решен по различни начини от различните колеги? Нека предположим, че една колежка е излязла в майчинство и нейните фирми се поемат от друг човек. Тя е използвала един метод за обработката на дадена фактура, а новият колега използва друг, при това също правилен метод. Ако трябва да обясним на разбираем език, крайният резултат е, че едно и също нещо ще фигурира в 2 различни категории на счетоводните отчети. Образно казано, ако например се доставят домати - през 2013 г. те са в група зеленчуци, а през 2014 г. те са в групата червени суровини. И двете интерпретации са верни :)