Dropshipping и счетоводство

Какви документи и информация са нужни на счетоводителя ми?

 

Тази статия ще е полезна на всички дропшипъри и онлайн-търговци, независимо дали са регистрирали фирма (ЕООД/ООД или ЕТ) или все още извършват дейността като физически лица.

 

 

На първо място, трябва да се има предвид, че, ако се занимаваме с търговия, трябва да съхраняваме минимум следната информация:

  • покупка на стока - от къде и от кого е купено всичко;
  • плащане на покупката - как е заплатена закупената стоката;
  • транспорт - как и от кого е транспортирана стоката;
  • продажба на стока - кой е клиента и къде му е доставена стоката;
  • получаване на пари по продажбата - как клиентът е заплатил стоката;
  • връщане на пари и/или стока от клиента и/или на доставчика

За всички тези процеси, освен за стойността на сделките, трябва да се пази и информация и на коя дата са се случили.

 

За да бъдем по-конкретни, даваме списък на най-често използваните системи и документите и справките, които трябва да пазим, при това на няколко сигурни места. В случай на данъчна проверка колкото повече информация предоставите, толкова по-сигурно е, че няма да имате проблеми! Имайте предвид, че на всички справки и документи трябва да пише името на фирмата Ви или в много краен случай името на някой от собствениците или управителите.

 

  • Справки от Amazon задължителни! Трябва всеки месец да си изтегляте в “csv” или “tab-delimited” Вашият Order History Report във възможно най-пълния вариант. При евентуална ревизия с тази справка ще докажете на НАП, че сте закупили стоките, на коя дата са закупени, на каква цена, какъв транспорт е използван (tracking ID) и т.н. Ако имате повече от една регистрация, то трябва да извадите справката за всички използвани през месеца акаунти. Всъщност, тази точка важи и за другите сайтове за покупки в случай, че предлагат такива справки. При липса – т. 2 става задължителна за Вас.
  • Фактури в PDF от Amazon, Walmart, kmart силно препоръчителни! Истината е, че цялата информация се намира в горната справка, но за някой по-мнителен инспектор на НАП може да се стори несигурна. И, ще бъде прав, защото справката лесно може да се манипулира, а след известен период информацията изчезва от сайта и трудно може да бъде проверена
  • Справки за връщанията от Amazon (или други сайтове) – задължителни! Трябва да следим дали са ни върнали пари, защото това е приход за нас.
  • Справки за закупените Gift-карти от Amazonпрепоръчителни! Обикновено тази информация се вижда от справките на платежните системи – PayPal, банкови извлечения от различни банки и т.н., но не е излишно да я има в систематизиран вид.
  • PayPal-справкизадължително! Реално са нужни няколко справки – History (т.е. пълна, подробна справка за всички преводи, един по един), Monthly Sales Report, Statement for MMMM.YYYY и Monthly Financial Summary.
  • Справки от други платежни методизадължително! Колкото повече справки – по-добре. Първо – те са нужни за пред НАП и второ – счетоводителя на фирмата трябва да има възможност да засича дали няма направен пропуск при описа на продажбите.
  • CashBack-сайтовезадължително! Справка за получената сума и начина на плащане, а също и данни на платеца – име на фирма, държава, адрес и VAT-номер (фирмите извън Европейския съюз може да нямат такъв).
  • Справки за продажби от eBay, Bonanza и т.н., както и за върнати стоки и пари на клиенти – задължително! Специално справките от eBay е най-добре да бъдат изтеглени в html (по-четим вид, за пред НАП) и в csv/tab-delimited – формат (за по-лесна обработка). Трябва в справката да има точна информация за клиента - име, адрес, дали е фирма или не и т.н. Много е важно, когато получавате фактура за такси, в самия документ да бъде добре описано името на Вашата фирма, както и нейните данни. Това особено важи, когато получавате фактура от ЕС – вашият VAT-номер трябва да присъства задължително. В противен случай ще Ви начислят ДДС върху стойността на услугата, което иначе ще спестите, ако Вашият счетоводител знае какво да направи.
  • Справки от пощенски/куриерски службизадължително! Ако се използват такива във Вашата дейност, които не са включени в нито една от горните справки.

 

Съхраняването на тези справки е съвсем отделен процес от воденето на отделен опис на всички покупко-продажби в таблица. Специализиран софтуер от типа на Web Seller Guru може много да ви помогне и да автоматизира съхраняването на тези данни.

 

Не трябва да се пропускат и всички други документи, които е задължително да се съхраняват от фирмите минимум 5 (пет) години, според изискванията на Закона за счетоводството. Такива документи са: фактури (от България и чужбина, включително за реклама в Google, Facebook, от Skype, UpWork, Amazon и т.н.), товарителници, приемо-предавателни протоколи, стокови и складови разписки, договори, банкови извлечения, касови бележки и други платежни документи.

 

Опитвайте се да уведомявате предварително Вашия счетоводител за всички необичайни или важни по някаква друга причина сделки, които смятате да извършите като купувач или продавач. Ако не успеете да се консултирате с него - кажете му за сделката максимално бързо, а после напомнете с изпращането на документите след края на месеца. При много документи лесно се правят пропуски, така че се грижете всички, които участват по някакъв начин в дейността на фирмата да са информирани.

 

Не правете плащания, които не са свързани с дейността на фирмата, тъй като те могат да доведат до допълнително объркване. Особено внимавайте с плащания към физически лица в чужбина или офшорни фирми. Големите трансфери на пари винаги привличат вниманието на ДАНС и може да ви се наложи да давате доста обяснения, без да сте виновни за нищо.

 

И последно - постарайте се да изпращате поне задължителните документи в първите дни на следващия месец. Причината за това е, че крайният срок за обработката и подаването на ДДС-декларациите на регистрираните по ДДС фирми е 14-то число от следващия месец. Колкото по-рано ги изпратите, толкота по-сигурно е, че всичко ще Ви бъде изрядно.

 

Вземете безплатно място за съхранение!

Всички, които ползват нашите счетоводни услуги получават бонус! Тъй като някои от изброените справки заемат много място, ние ще ги съхраняваме безплатно за вас. Имаме 2 TB (терабайта) облачно пространство в pCloud, където да качвате тези файлове.

Моля звъннете на Христо да ви даде линк за upload - 0888551917.